Billund Aquaculture A/S´ Whistleblowerpolitik
Formål:
Formålet med nærværende whistleblowerpolitik er at oplyse og forklare, hvordan Billund Aquacultures whistleblowerordning fungerer og dermed undgå at potentielle vigtige forhold ikke bliver indberettet.
Omfang:
Billund Aquaculture er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste leder eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen.
I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro foretage anonyme eller fortrolige indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre Billund Aquaculture et økonomisk tab eller skade Billund Aquacultures omdømme.
Indberetninger til whistleblowerordningen kan vedrøre nedenstående områder:
- Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk, afpresning og misbrug af forretningshemmeligheder.
- Regnskabsmæssig manipulation.
- Afgivelse af urigtige/vildledende oplysninger til offentlige myndigheder.
- Chikane, fysisk vold eller seksuelle krænkelser.
- Alvorlige forhold om brud på regler om arbejdssikkerhed.
- Gentagne og alvorlige overtrædelser af interne forskrifter.
- Brud på konkurrencereglerne.
Ovenstående liste er ikke udtømmende. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes, så opfordrer vi dig til at gøre det. Alle henvendelser behandles og besvares.
Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at ordningen ikke anvendes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.
Øvrige forhold, skal indberettes til din nærmeste leder eller hos HR-afdelingen, og dette reguleres ikke af denne politik. Det er f.eks. oplysninger af mindre alvorlig karakter vedrørende fravær, samarbejdsvanskeligheder eller utilfredshed med sin leder.
Roller og ansvar:
Whistleblowerordningen håndteres i samarbejde med PwC.
Whistleblowerpolitikken er underlagt Mattis Sørensen hos Billund Aquaculture, han er ansvarlig for en korrekt varetagelse og drift af whistleblowerordningen. Mattis Sørensen har sammen med den øvrige ledelse ansvaret for at beslutte, hvorvidt der skal foretages en egentlig undersøgelse af indberetninger samt om det kræver inddragelse af intern eller ekstern bistand.
Mattis Sørensen bærer det overordnede ansvar for vedligeholdelsen af retningslinjer, fører oversigt over modtagne indberetninger samt rapportere konsekvenserne af indberetninger til bestyrelsen.
Internt i Billund Aquaculture er der udpeget en whistleblowerenhed, der skal håndtere indberetninger efter PwC har modtaget og forestået den indledende screening. Whistleblowerenheden består af:
1. Legal & contract manager, Sara Schmidt Sørensen, DK
2. People & culture (HR), Elisabeth Charlotte Mørch, DK
Håndtering af indberetninger
Billund Aquaculture, i samarbejdet med PwC, behandler alle indberetning fortroligt efter bedste evne. I whistleblowerordningen har whistlebloweren mulighed for at være anonym.
Når der laves en indberetning, modtager whistlebloweren en bekræftelse på modtagelse inden for 7 dage. Ved indberetningen får man et link man skal gemme, for at man senere har mulighed for at logge sig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. Eventuel efterfølgende dialog beror alene på whistleblowerens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.
Whistleblowerenheden giver feedback om behandling af sagen til whistlebloweren inden for 3 måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil enheden orientere whistlebloweren herom, samt give information om hvornår eventuel yderligere feedback kan forventes.
Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Whistlebloweren vil modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt under iagttagelse af gældende ret.
De involveredes rettigheder:
Enhver, der indberetter om forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier.
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Whistleblower Software ApS i samarbejde med PwC, der er et uafhængigt selskab og garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Det er alene den ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.
It is only the appointed member of the whistleblower unit who has access to the report in the system.
Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, så informeringen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.
Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.
Billund Aquaculture tillader ingen form for repressalier eller chikane mod whistleblowers, som i god tro indberetter via whistleblowerordningen.
Den nationale whistleblowerordning:
Det er også muligt at foretage en indberetning udenom Billund Aquacultures whistleblowerordning via Den Nationale Whistleblowerordning på whistleblower.dk
Sanktioner:
I tilfælde af alvorlige lovovertrædelser overdrages sagen til politiet, som herefter sanktionerer jf. lovgivningen.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Hvis en medarbejder forsætligt foretager en falsk indberetning, kan dette få ansættelsesretlige konsekvenser. Whistleblowere, som i god tro indberetter et forhold, vil ikke blive genstand konsekvenser af ansættelsesretlig karakter, også selvom forholdet viser sig at være grundløst.
